La cláusula informativa es imprescindible para los negocios que hacen uso de los datos personales de sus clientes, proveedores o quien corresponda. Por ello, según el RGPD, todos los negocios que traten datos personales han de tener su propio modelo de cláusula.
Par asegurarse de que la información obtenida es lícita, debe incluirse una cláusula informativa en el formulario de la recogida de los datos. Su principal función es informar.
¿Qué es la cláusula informativa en el contexto de la protección de datos?
Se trata del texto del que debe estarse en posesión para cumplir con el deber de informar sobre el RGPD. En ella se incluye información sobre el responsable del tratamiento de los datos y la finalidad por la que se recogen los mismos.
La redacción de esta cláusula dependerá de a quién se dirija, ya que no es lo mismo hacerlo a clientes actuales que a potenciales clientes, empresas de servicios, proveedores o trabajadores en selección de personal. Por tanto, es menester personalizar según el caso.
Este documento suele reflejar aspectos tales como identidad de los responsables o encargados del tratamiento de los datos, finalidad de los datos, base legal para la recogida de estos, destinatarios de la información y derechos que les asisten. De hecho, estas cláusulas son muy similares en muchas ocasiones.
Además de contar con todo lo necesario legalmente, es preferible que la cláusula informativa sea amigable para que sea leída por las personas a las que corresponde hacerlo. No basta que acepten condiciones sin leerlas, es imprescindible que los usuarios sean conscientes de qué están firmando o autorizando y lo hagan porque realmente quieren hacerlo.
Esta es la principal base de un negocio que no solo se preocupa por las leyes sino también por las personas a las que quiere llegar en todos los ámbitos, ya sean clientes, proveedores…
Por eso, a la hora de redactar esta cláusula es bueno ser original, sin excesos, e intentar que su lectura sea amena pero sin dejar de informar puntualmente, que es lo importante como fin último de esta cláusula.
Cómo redactar buenas cláusulas
Algunas claves para mejorar las cláusulas informativas de tu negocio son:
– Utilizar un lenguaje conciso, cercano y claro.
– Dejar claros los términos clave, huyendo de tecnicismos innecesarios.
– Organizar adecuadamente la información (puede ser el último paso de la redacción).
– No copiar cláusulas, aunque puedas inspirarte en ellas.
– Resolver dudas frecuentes.
– La letra debe ser clara y legible por su tamaño y su tipo.
– Si cambia algo, debe revisarse.
Es bueno, si se tienen clientes, proveedores o socios que manejan otro idioma o se contacta con personas en dicha situación, contar con una cláusula informativa en la lengua correspondiente además del español para llegar mucho mejor a todos.